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こんな形式ではいかが?(強制はしませんが)
日時: 2011/04/09 13:29
名前: ひよこまめ@管理人   <bluehall@bluehall.jp>
参照: http://bluehall.jp

投稿については自由な形式でかまいませんが、そういわれても困るかもしれないので、ひとつの例として、以下のような内容があれば大丈夫かな?
※連絡先メールアドレスにつきましては、管理人(ひよこまめ)まで事前に希望パスワードをそえてお知らせいただければ、こちらで用意します。遠慮なくお知らせください。(Web画面上でも確認&返信可能です。)

==(投稿例)==========================================

開催日付:XXXX年XX月XX日
名称  :XXXXXOFF
目的地 :XXXXX
集合場所/集合時間:
     XXXXXXX / xx時集合
連絡先 :XXXX (E-MAIL:xxxx@xxxx.co.jp)
※個人アドレスでないほうがよい場合は管理人まで連絡ください。(冒頭記述参照)

(以降は自由な形式で大丈夫でしょう。)
メンテ

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